Kami menghadirkan koleksi 27 fitur dan trik untuk Outlook versi web , sehingga Anda dapat memanfaatkan email Microsoft secara maksimal. Ini adalah salah satu layanan email hebat bersama dengan Gmail, yang selain memiliki beberapa aplikasi seluler dan desktop juga memiliki versi web ini untuk mengakses email Anda tanpa menginstal apa pun.
Idenya adalah jika Anda tidak terbiasa menggunakan versi web ini atau jika Anda belum pernah menggunakan Outlook, Anda dapat membiasakan diri dengan fungsi utama dan beberapa yang sedikit lebih tersembunyi. Kami akan mengajari Anda mulai dari dekorasi hingga penerusan email secara otomatis, melalui mesin penjawab, dan banyak lagi.
Dan seperti yang selalu kami katakan di Engadget Basics, jika Anda adalah pengguna Outlook veteran dan menurut Anda kami telah meninggalkan fungsi atau trik yang mungkin berguna, kami mengundang Anda untuk membagikannya kepada semua orang di bagian komentar . Dengan demikian, semua pembaca Xataka akan dapat mengambil manfaat dari pengetahuan komunitas xatakeros kami.
Pilih tata letak kotak masuk Anda
Salah satu langkah pertama yang harus dilakukan dalam aplikasi web apa pun adalah menyesuaikan desainnya dengan selera dan kebutuhan Anda . Untuk itu, buka pengaturan dengan ikon roda gigi yang Anda miliki di kanan atas, dan Anda akan melihat opsi. Yang pertama adalah opsi Tema , yang memungkinkan Anda memilih tampilan dengan gambar latar belakang.
Lebih jauh ke bawah, Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan mode gelap, dan jika Anda ingin memiliki kotak masuk untuk surat yang Anda tetapkan sebagai prioritas. Anda juga dapat mengatur kepadatan layar tergantung pada seberapa jauh Anda ingin email Anda berada, serta opsi untuk mengurutkan pesan dan menampilkan atau tidak panel baca.
Konfigurasikan notifikasi mana yang ingin Anda terima
Meskipun ini adalah web, Outlook terus mengirim pemberitahuan sehingga browser Anda memberi tahu Anda ketika email telah tiba saat Anda membukanya. Anda dapat menyesuaikan pemberitahuan ini jika ada salah satu dari mereka yang sangat mengganggu Anda.
Untuk melakukannya, ketuk tombol pengaturan dengan ikon roda gigi. Di dalam menu ini, klik Lihat semua pengaturan Outlook . Di jendela yang terbuka, klik bagian Umum dan buka Notifikasi . Di sini Anda akan melihat daftar dengan semuanya untuk menonaktifkan yang tidak ingin Anda terima.
Tunda email sehingga mereka tiba nanti
Saat Anda memiliki email di kotak masuk yang tidak sempat Anda baca, tetapi penting, Anda dapat menundanya agar datang lagi nanti , atau meminta Outlook untuk memberi tahu Anda. Dengan demikian, itu tidak akan tetap dibaca tetapi tanpa pengawasan di kotak masuk Anda.
Untuk melakukannya, cukup klik kanan pada email dan pilih opsi Tunda . Ketika Anda melakukannya, Anda dapat memilih untuk melakukannya nanti di hari yang sama, hari berikutnya, akhir pekan, minggu depan, atau secara manual memilih tanggal atau waktu untuk tiba lagi.
Siapkan balasan otomatis
Saat Anda pergi berlibur, Anda mungkin menerima beberapa email penting dan orang yang mengirimkannya kepada Anda mungkin khawatir atau marah jika Anda tidak segera menjawabnya. Untuk menghindari hal ini dan ketidaknyamanan serupa lainnya, Anda memiliki fungsi balasan otomatis . Dengannya, Anda dapat mengonfigurasinya setiap saat atau selama hari atau jam tertentu Outlook mengirimkan respons tertentu kepada siapa pun yang menulis surat kepada Anda.
Untuk melakukan ini, ketuk tombol pengaturan dengan ikon roda gigi. Di dalam menu ini, klik Lihat semua pengaturan Outlook . Di jendela yang terbuka, klik bagian Mail dan buka Respons otomatis . Anda dapat mengaktifkan opsi dan mengonfigurasi pesan yang ingin Anda kirim ketika seseorang mengirimi Anda email dan mengaktifkannya jika Anda menginginkan interval waktu di mana mode akan tetap diaktifkan.
Sematkan email ke kotak masuk
Anda dapat menyematkan email agar selalu muncul di bagian atas kotak masuk , sehingga sulit bagi Anda untuk melupakan bahwa email tersebut ada di sana. Yang harus Anda lakukan adalah klik kanan pada salah satu email yang telah tiba, dan di menu konteks klik opsi Pin untuk menyematkannya ke atas.
Jadikan email Anda menonjol dengan sebutan
Saat Anda menerima lusinan email setiap hari, mudah untuk melewatkan pesan yang mungkin penting dari waktu ke waktu. Untuk mencoba memberikan solusi untuk masalah itu, Microsoft telah menerapkan sistem penyebutan di Outlook untuk membantu menonjolkan pesan-pesan penting itu.
Untuk menyebut seseorang , Anda dapat menggunakan rumus @nama dalam teks email , dan Anda akan diminta untuk melengkapinya secara otomatis dengan alamat yang termasuk dalam daftar orang yang Anda kirimi email. Perbedaan dengan melakukan ini tanpa menyebutkan adalah ketika email mencapai orang yang telah disebutkan, itu akan disorot di kotak masuk mereka.
Buat satu atau beberapa tanda tangan untuk email Anda
Outlook tidak hanya memungkinkan Anda untuk membuat satu tanda tangan untuk semua email, Anda juga dapat membuat tanda tangan yang berbeda dan memilih mana yang ingin Anda gunakan untuk semua email baru dan yang mana untuk balasan. Dengan cara ini, Anda dapat memiliki tanda tangan yang lebih lengkap untuk email pertama dan yang disingkat agar tidak mengganggu yang berikutnya. Selain itu, Anda juga dapat memiliki orang lain sebagai cadangan dan mengubahnya kapan pun Anda mau.
Untuk melakukan ini, ketuk tombol pengaturan dengan ikon roda gigi. Di dalam menu ini, klik Lihat semua pengaturan Outlook . Di jendela yang terbuka, klik bagian Mail dan masukkan Compose and reply . Di bagian atas Anda dapat mengonfigurasi tanda tangan yang ingin Anda gunakan, atau membuat beberapa tanda tangan yang berbeda.
Maksimalkan privasi dengan tidak mengirim data ke Microsoft
Outlook, seperti aplikasi lain yang dapat Anda unduh hari ini, mengumpulkan data tertentu untuk menjalankan fungsi lanjutan dengan pengalaman terhubung seperti dikte pesan suara atau penyisipan gambar online. Anda dapat menonaktifkan pengiriman beberapa jenis informasi ke server Microsoft, terkadang hal itu akan menyebabkan beberapa pengalaman berhenti bekerja.
Untuk melakukan ini, ketuk tombol pengaturan dengan ikon roda gigi. Di dalam menu ini, klik Lihat semua pengaturan Outlook . Di jendela yang terbuka, klik bagian Umum dan klik Preferensi iklan . Di sini Anda dapat memilih pengiriman data yang ingin Anda nonaktifkan, dan masing-masing menjelaskan apa yang akan Anda hilangkan dengan melakukannya.
Manfaatkan pengelola tugas atau catatan
Outlook bukan hanya aplikasi untuk mengelola email Anda, ini adalah rangkaian di mana Anda memiliki kalender dan alat untuk mengelola tugas atau membuat catatan yang selalu Anda bawa. Dalam hal tugas, semua konten disinkronkan dengan aplikasi lain yang disebut Microsoft To-Do .
Saat Anda berada di tampilan surat, di kolom kiri atas Anda akan melihat beberapa ikon. Yang pertama adalah email, yang mana Anda akan selalu berada secara default, di kolom ini Anda juga akan memiliki ikon ToDo sehingga Anda dapat pergi ke halamannya.
Outlook juga merupakan pembaca RSS
Selain catatan, tugas, dan kalender, Outlook juga merupakan alat yang dapat digunakan untuk mengelola umpan RSS dan melihat berita utama dari halaman web lain. Jika Anda berlangganan RSS sehingga datang melalui surat, Anda akan memiliki folder yang dibuat dengan nama RSS untuk meletakkan semuanya di sana.
Lakukan pemesanan dengan membuat folder baru
Ada dua jenis pengguna email, mereka yang tidak keberatan memiliki semua email mereka di dua atau tiga folder yang dibuat secara default di klien mana pun dan mereka yang ingin mengatur semuanya sebaik mungkin dengan membuat beberapa folder. Di bawah folder terakhir yang Anda miliki, Anda dapat memilih opsi Folder baru untuk membuat sebanyak yang Anda butuhkan.
Setelah dibuat, Anda dapat menambahkannya ke favorit dan memindahkan pesan di dalamnya sehingga pesan serupa muncul nanti. Untuk memindahkan email di dalamnya, Anda hanya perlu menyeretnya, satu atau beberapa sekaligus. Dengan mengklik kanan folder, Anda juga dapat membuka properti untuk mengonfigurasi operasinya.
Hapus semua email dengan cepat dari folder
Opsi berguna lainnya yang tidak boleh dilewatkan adalah menghapus semua email dalam folder dengan cepat dan otomatis. Untuk melakukan ini, cukup klik kanan pada folder dan pilih opsi Folder kosong . Opsi juga akan muncul di opsi panel atas jika Anda masuk ke dalam folder.
Atur email Anda berdasarkan kategori
Outlook memungkinkan Anda untuk menetapkan email ke kategori yang berbeda , yang ditandai dengan ikon berwarna berbeda. Kategori ini sepenuhnya opsional, dan Anda dapat mengaturnya untuk diganti namanya. Kemudian, di bilah di sebelah kiri Anda dapat mengkliknya untuk melihat email di dalamnya.
Untuk melakukan ini, klik tombol konfigurasi dengan ikon roda gigi. Di dalam menu ini, klik Lihat semua pengaturan Outlook . Di jendela yang terbuka, klik bagian Umum dan klik Kategori . Anda akan melihat semuanya dan Anda dapat mengedit nama dan warna labelnya.
Konfigurasikan pengirim spam
Ketika Anda mendapatkan email yang tidak ingin Anda tampilkan di kotak masuk Anda, jika Anda mengklik kanannya, Anda dapat langsung mengirimkannya ke spam. Namun jika seiring waktu Anda tidak yakin siapa atau mengapa ada di folder yang diblokir ini, Anda selalu dapat mengonfigurasinya untuk membuat daftar hitam email atau domain yang diblokir, atau daftar putih domain agar tidak masuk ke yang tidak diinginkan.
Klik kanan pada email yang Anda terima, pilih Pindahkan , dan pindahkan ke Surat Sampah . Dalam Lihat semua pengaturan Outlook , di bagian Mail , klik Junk mail . Di sini Anda dapat mengelola daftar hitam pengirim yang diblokir dan daftar putih pengirim yang Anda anggap aman.
Buat otomatisasi dengan aturan Outlook
Dan jika Anda ingin sepenuhnya mengotomatiskan kotak masuk, Anda dapat menggunakan aturan Outlook. Aturan adalah tindakan otomatis yang dilakukan Outlook pada email tertentu yang Anda terima atau kirim berdasarkan kondisi konfigurasinya. Misalnya, Anda dapat memindahkan semua email dari orang tertentu ke folder lain, atau membuat balasan otomatis.
Untuk melakukan ini, ketuk tombol pengaturan dengan ikon roda gigi. Di dalam menu ini, klik Lihat semua pengaturan Outlook . Di jendela yang terbuka, klik bagian Mail dan klik Rules . Anda dapat mengklik Tambahkan aturan baru untuk membuka layar tempat Anda dapat memilih kondisi terlebih dahulu, lalu memilih tindakan yang akan dilakukan.
Temukan semua email dari pengirim yang sama
Setiap saat Anda akan dapat menemukan semua email yang dikirim oleh satu pengirim kepada Anda. Yang harus Anda lakukan adalah klik kanan pada email, dan di menu konteks klik Tindakan lanjutan dan klik Temukan email dari pengirim ini . Ini akan membawa Anda ke jendela dengan semua email dari alamat ini.
Sesuaikan tindakan dan bilah alat
Outlook memiliki banyak opsi dalam hal berinteraksi dengan email, beberapa di antaranya mungkin lebih menarik bagi Anda daripada yang lain. Untuk alasan ini, semua tindakan yang dapat Anda lakukan dengan email dan opsi bilah alat sepenuhnya dapat disesuaikan , dapat menonaktifkan apa yang tidak Anda inginkan dan mengaktifkan yang lain yang tidak datang secara default.
Untuk melakukan ini, ketuk tombol pengaturan dengan ikon roda gigi. Di dalam menu ini, klik Lihat semua pengaturan Outlook . Di jendela yang terbuka, klik bagian Mail dan klik Sesuaikan tindakan . Di sini Anda akan melihat semua yang dapat Anda aktifkan dan nonaktifkan, luangkan waktu sejenak untuk membiarkannya sesuai keinginan Anda.
Matikan tanda terima baca
Outlook juga memiliki beberapa pengaturan untuk memprogram apa yang ingin Anda lakukan dengan tanda terima. Secara default, setiap kali Anda menerima permintaan tanda terima baca, ia akan menanyakan apakah Anda ingin mengirimnya atau tidak, tetapi Anda juga dapat menonaktifkan opsi ini sepenuhnya . Opsinya ada di tempat yang sama di mana Anda dapat mengonfigurasi apakah Anda ingin mengirim permintaan ini atau tidak.
Untuk melakukan ini, ketuk tombol pengaturan dengan ikon roda gigi. Di dalam menu ini, klik Lihat semua pengaturan Outlook . Di jendela yang terbuka, klik bagian Mail dan klik Manajemen pesan . Di sana, buka Read Receipts , dan pilih apakah Anda ingin menanyakan apakah Anda ingin mengirim konfirmasi atau langsung menonaktifkannya selalu.
Minta Outlook membaca email Anda
Outlook memiliki tombol yang dengannya Anda dapat membacakan email untuk Anda. Tombol ini tersembunyi di tombol tiga titik di bilah atas, dan disebut *Tampilkan Pembaca Immersive***. Ini akan membawa Anda ke layar di mana Anda dapat membaca email Anda.
Tentu saja, opsi ini hanya berfungsi untuk email dengan teks biasa , karena jika ada elemen yang dimasukkan dengan kode, itu akan membaca apa yang ada di kode itu dan Anda tidak akan mengerti apa-apa.
Jadwalkan pengiriman email Anda
Outlook memungkinkan Anda menjadwalkan pengiriman email pada hari dan waktu tertentu . Ini sangat sederhana. Pertama buat email, dan klik panah pada tombol kirim dan pilih *Kirim nanti . Melakukannya akan memberi Anda dua saran, tetapi Anda dapat mengeklik Kustom untuk menyesuaikan hari dan waktu pengiriman secara manual.
Ekspor email sebagai PDF
Saat Anda mengklik opsi email yang Anda terima, pada layar yang terbuka, klik opsi Cetak . Anda akan melihat pratinjau, dan ketika Anda mengklik Cetak Anda akan dapat memilih Microsoft Print to PDF sebagai printer Anda . Ketika Anda melakukan ini, Anda sedang mengonfigurasi sistem operasi untuk menyimpan email sebagai PDF.
Tambahkan akun cloud lainnya untuk menghemat data
Secara default, penyimpanan online data Outlook dilakukan di akun OneDrive Anda. Namun, Anda juga dapat menautkan akun Box, Dropbox, dan Google Drive . Untuk melakukannya, buka Lihat semua pengaturan Outlook , dan di bagian Mail , klik Lampiran.
Di sini, Anda akan melihat ikon dari ketiga layanan pihak ketiga ini, dan dengan mengeklik salah satunya, Anda akan dapat masuk dengan akun yang Anda miliki di dalamnya untuk melengkapi tautannya. Anda kemudian dapat menggunakannya untuk menambahkan lampiran ke email Anda.
Kosongkan ruang penyimpanan
Microsoft menawarkan penyimpanan gratis sebesar 15 GB di OneDrive, ruang yang juga digunakan Outlook saat menyimpan item yang masuk melalui email. Dalam hal ini, Outlook memisahkan item email menurut kotak masuk dan memungkinkan Anda menghapusnya , baik di keranjang sampah, terkirim, kotak masuk, atau diarsipkan.
Untuk melakukan ini, ketuk tombol pengaturan dengan ikon roda gigi. Di dalam menu ini, klik Lihat semua pengaturan Outlook . Di jendela yang terbuka, klik bagian Umum dan klik Penyimpanan . Anda akan melihat grafik dengan semua ruang yang telah Anda tempati dan elemen mana yang paling banyak digunakan, lalu Anda akan dapat mengosongkan setiap jenis file.
Aktifkan pembatalan pengiriman email
Outlook juga memungkinkan Anda mengaktifkan kemampuan untuk membatalkan pengiriman email. Ketika Anda melakukan ini, Anda akan dapat memilih waktu yang diperlukan untuk mengirim email dari saat Anda menekan tombol kirim, dan pada saat itulah Anda harus memilih opsi untuk membatalkan.
Cukup buka menu Lihat Semua Pengaturan Outlook . Di jendela yang terbuka, klik bagian Surat dan klik Tulis dan balas . Di sana, buka opsi Batalkan Kirim , dan gerakkan bilah untuk memutuskan waktu tunda yang harus Anda batalkan, yang bisa mencapai 10 detik.
Aktifkan penerjemah email
Secara default, Outlook memiliki kemampuan untuk menerjemahkan email yang datang dalam bahasa lain. Dia bertanya apakah kamu ingin melakukannya. Namun jika itu tidak cukup, Anda dapat mengaktifkan terjemahan tanpa diminta , dan bahkan memilih dari bahasa mana Anda tidak ingin menerjemahkan.
Anda akan mengonfigurasi ini di menu Lihat semua pengaturan Outlook . Di jendela yang terbuka, klik bagian Mail dan klik Manajemen pesan . Di sana, buka opsi Terjemahan . Anda dapat mengaktifkan opsi untuk menerjemahkan selalu atau tidak pernah, memilih bahasa untuk menerjemahkan email, dan memilih bahasa yang tidak akan pernah diterjemahkan.
Teruskan email Anda secara otomatis ke akun lain
Jika Anda tidak terlalu sering menggunakan akun email Outlook atau akun sekunder, Anda juga akan memiliki opsi untuk meneruskan semua email yang masuk ke akun lain tempat Anda akan membacanya. Pada layar semua pengaturan, buka bagian Mail dan ketuk Penerusan . Di sini Anda akan dapat mengaktifkan penerusan dan memilih email mana yang akan diteruskan , memutuskan apakah Anda juga ingin menyimpan salinan di Outlook atau tidak.
Periksa perangkat mana yang terhubung ke Outlook
Untuk menghindari pengintaian yang tersambung dari perangkat lain ke akun email Anda, Anda akan dapat melihat dari perangkat mana Outlook sedang diakses , dan dengan demikian dapat mengidentifikasi perangkat yang bukan milik Anda.
Anda akan mengonfigurasi ini di menu Lihat semua pengaturan Outlook . Di jendela yang terbuka, klik bagian Umum dan klik Perangkat seluler . Di sana, buka opsi Perangkat Seluler untuk melihat daftar akses dan dapat mengelolanya.
